Las cantidades registradas en el sistema de inventario en papel no siempre coinciden con las cantidades físicas que contamos, y esto es debido a cómo tomamos los datos y cuándo los registramos. Con el fin de entender la relación entre la vida real de un artículo y su vida en el papel, se debe hacer el seguimiento de un artículo individual en su ruta a lo largo del sistema. En otras palabras, se debe rastrear el movimiento físico del artículo dentro de sus instalaciones y tomar nota de lo que sucede con su vida en el papel durante ese mismo periodo. Así podrá descubrir cuándo una de tales vidas se adelanta a la otra y en qué momento se presentan errores en el sistema, como cuando el artículo se mueve sin que exista documento que autorice dicha transacción.
Es importante descubrir los errores o desfases entre las dos vidas del inventario debido a que las decisiones que involucran inventario se toman de información habida en el papel, por lo cual cantidades erróneas nos conducirán a decisiones erróneas.
A continuación se muestra un método sencillo para desglosar parte del sistema de inventario con el fin de entender los tiempos de desplazamiento físico y el registrado en la base de datos (Fundamentos de Administración de Inventarios, Muller):
